Rejestr instytucji kultury, dla których organizatorem jest Miasto i Gmina Olsztyn, prowadzony jest na podstawie art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury.

1. Zgodnie z § 10–13 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury, rejestr, informacje o rejestrze oraz sposób udostępniania danych w nim zawartych zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie organizatora. 

2. Wpisowi do rejestru podlegają dane określone w ww. przepisach prawa dotyczące następujących samorządowych instytucji kultury, dla których organizatorem jest Miasto i Gmina Olsztyn: 
1) Gminny Ośrodek Kultury w Olsztynie, 
2) Gminna Biblioteka Publiczna w Olsztynie. 

3. Dane zawarte w rejestrze udostępnia się poprzez: 
1) otwarty i bezpłatny dostęp do zawartości rejestru za pośrednictwem strony Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy Olsztyn, 
2) wydanie odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej. 

4. Każdy ma prawo przeglądać, w godzinach pracy urzędu, akta rejestrowe oraz księgi rejestrowe instytucji kultury. 

5. Organizator prowadzący rejestr instytucji kultury wydaje urzędowo poświadczony odpis każdemu, kto złoży wniosek o jego wydanie. Odpis z rejestru instytucji kultury może być: 
1) pełny – zawierający treść wszystkich wpisów dokonanych w księdze rejestrowej, 
2) skrócony – zawierający treść aktualnych wpisów dokonanych w rejestrze. 

6. Wydanie urzędowo poświadczonego odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej następuje na wniosek oraz zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o opłacie skarbowej. Na podstawie załącznika do ustawy od każdej pełnej lub rozpoczętej strony pobiera się opłatę skarbową w wysokości 5 zł.
Wnioskodawca jest zobowiązany dołączyć dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej albo uwierzytelnioną kopię dowodu zapłaty nie później niż w terminie 3 dni od dnia powstania obowiązku jej zapłaty, tj. od dnia złożenia wniosku o wydanie odpisu.
Dowód zapłaty może mieć formę wydruku potwierdzającego dokonanie operacji bankowej (zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej).
Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy Miasta i Gminy Olsztyn: 
70 8260 0006 2001 0012 5660 0001
Częstochowski Bank Spółdzielczy JURA BANK

7. Odpis przekazuje się wnioskodawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku: 
1) przesyłką poleconą na adres wskazany we wniosku, 
2) osobiście wnioskodawcy albo osobie przez niego upoważnionej – za pisemnym potwierdzeniem odbioru, 
3) w postaci dokumentu elektronicznego.