Rada Miejska rozpatruje Raport o stanie Miasta i Gminy Olsztyn, podczas sesji, na której podejmowana jest uchwała Rady Miejskiej w sprawie udzielenia Burmistrzowi absolutorium. Raport rozpatrywany jest w pierwszej kolejności. Nad przestawionym raportem o stanie Miasta i Gminy Olsztyn przeprowadza się debatę.

Udział mieszkańców w debacie nad raportem regulują zapisy art.28aa ust. 6-8 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.2023 poz.40 z późn. zm.)

Mieszkaniec, który chciałby zabrać głos, składa do Przewodniczącego Rady MIejskiej w Olsztynie pisemne zgłoszenie, poparte podpisami co najmniej 20 osób.

Zgłoszenie składa się najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, na który zwołana została sesja, podczas której ma być przedstawiany Raport o stanie Miasta i Gminy Olsztyn. Mieszkańcy są dopuszczani do głosu według kolejności otrzymania przez Przewodniczącego Rady Miejskiej w Olsztynie zgłoszenia. Liczba mieszkańców mogących zabrać głos w debacie wynosi 15.

 Przepisy nie formułują szczegółowych wymogów dotyczących zgłoszenia. Należy jednak przyjąć, że powinno z niego wyraźnie wynikać żądanie dopuszczenia konkretnej, wskazanej z imienia i nazwiska osoby do udziału w debacie nad raportem, opatrzone jej  własnoręcznym czytelnym podpisem.